Goed, beter, best. De stappen naar een succesvolle praktijk.

En het verschil tussen gemiddelde en succesvolle praktijken. In Nederland zijn meer dan 4.500 tandartspraktijken actief, die allen tandheelkundige zorg verlenen. Binnen deze praktijken bestaat een enorme overlap in..

Gratis e-boek:

Werken in en aan je zorgpraktijk

En het verschil tussen gemiddelde en succesvolle praktijken.

In Nederland zijn meer dan 4.500 tandartspraktijken actief, die allen tandheelkundige zorg verlenen. Binnen deze praktijken bestaat een enorme overlap in het zorgaanbod, terwijl elke praktijk toch uniek is. De ene praktijk is ook succesvoller dan de andere. Wat maakt dat deze verschillen bestaan, ondanks dat de geleverde zorg hetzelfde is? En wat zijn belangrijke factoren voor het opzetten van een succesvolle praktijk?

Een succesvolle praktijk

Zoals al geschreven bestaat tussen praktijken een grote overlap in het zorgaanbod – zo leveren de meeste praktijken ‘algemene tandheelkunde’ – en ook in de interne processen. Zo is de wet- en regelgeving waar praktijken aan moeten voldaan gelijk en gebruiken praktijken veelal dezelfde praktijksoftware. En toch is de ene praktijk veel succesvoller dan de andere. Hoe is dat te verklaren?

Elke praktijk is uniek en ook in elke praktijk worden zaken weer op een eigen manier aangepakt. Daarentegen zou er toch één optimale vorm van agendaplanning uitgedacht kunnen worden, die alle praktijken volledig efficiënt kan laten plannen en behandelen? Er zou toch één efficiënte routing en tray indeling uitgedacht kunnen worden, waarmee alle praktijken optimaal efficiënt opereren? In theorie wel, maar de praktijk is gelukkig anders.

Dit is te verklaren vanuit de insteek dat wat de één als succesvol bestempeld, niet per se succesvol hoeft te zijn voor de ander. En gelukkig maar. Want de ene tandarts heeft het liefste een agenda over drie behandelkamers, terwijl de andere voorkeur geeft aan één behandelkamer. De ene tandarts werkt elke vulling op gestandaardiseerde wijze af met behulp van een gestandaardiseerde tray, terwijl de andere veel liever gaat ‘knutselen’ vanuit de overtuiging dat elke vulling weer anders is.

Mijn algemene definitie voor een succesvolle praktijk is de volgende:

“Een succesvolle praktijk is financieel gezond, levert kwalitatieve zorg, kent een prettige werksfeer en er heerst een professionele mentaliteit. En dat de verhouding tussen privé en werk voor de tandarts / praktijkhouder in balans is”.

Elke tandarts / praktijkhouder dient voor zichzelf de lat te bepalen omtrent financiën, kwaliteit van zorgverlening, sfeer, werkmentaliteit en verhouding privé / werk. Kortom, wat succesvol is bepaal je zelf.

Leiderschap en commitment

De uitdagingen zijn grotendeels gelijk voor alle praktijken en toch is niet elke praktijk daadwerkelijk succesvol. Elke praktijkhouder dient allereerst voor zichzelf de lat te bepalen, wanneer de praktijk voor jou succesvol is. Wat ertoe leidt dat elke praktijk ook echt uniek is. Ondanks het ontbreken van een eenduidige definitie van een succesvolle praktijk, is het vooral interessant te kijken naar goed draaiende praktijken en te achterhalen wat hen succesvol maakt. Hoewel hier een onderbouwd onderzoek ontbreekt, vertonen deze praktijken wel overeenkomsten. En wel de aanwezigheid van goed leiderschap en voldoende commitment.

Een definitie van leiderschap is goed weten wie je bent en wat je wilt en dat weten te transformeren in het voordeel voor anderen (/ het team en de patiënten). Het gaat dus niet om wie er de baas speelt, wat vaak wordt verondersteld. Maar vooral om te zorgen voor duidelijkheid omtrent waar de praktijk voor staat. Iets wat herkenbaar terugkomt in succesvolle praktijken.

Commitment gaat om meer dan alleen goedbedoelde intenties. Een professionaliseringsslag van een praktijk vraagt om verbeteringen door te voeren. Iets wat alleen lukt, als het team mee verandert. Oftewel, bereid is haar gedrag aan te passen. Commitment is de sterkste vorm van betrokkenheid en verbondenheid, dat daadwerkelijk resulteert in ander gedrag. Echter, commitment geef je en krijg je niet zomaar. Binnen succesvolle praktijken is er duidelijk commitment vanuit het team (lees: medewerkers zijn bereid hun gedrag aan te passen) een bijdrage te kunnen leveren aan het succes van de praktijk.

De stappen naar een succesvolle praktijk

Uit ervaring blijkt echter, dat tandarts / praktijkhouders lang niet altijd gelukkig zijn in hun praktijk. Het succes voelt soms ver weg. Voor het doorvoeren van een professionaliseringsslag van de praktijk en deze tot een succes te maken, vraagt dus om leiderschap en commitment. Dit vertaalt zich praktisch in het doorlopen van de volgende stappen:

–     Stap 1: Zorg voor persoonlijke drive

–     Stap 2: Bepaal de praktijkvisie

–     Stap 3: Werk aan commitment vanuit het team

Hoewel deze stappen misschien een ‘open deur’ lijken, blijkt dat praktijkhouders hierbinnen soms toch de weg kwijt zijn. Je voelt dat het niet lekker loopt en je bent misschien zelfs wel ongelukkig in je praktijk, maar waar toch te beginnen. Elk van deze stappen wordt hieronder verder uitgelicht met een actuele praktijksituatie als voorbeeld.

Stap 1 – Persoonlijke drive (/ persoonlijk leiderschap)

Praktijksituatie 1 – Gedreven praktijkhouder in Noord-Nederland:

Deze mondhygiënist / praktijkhouder heeft al meerdere jaren haar eigen praktijk, welke van nul is opgebouwd tot een groot patiëntenbestand. De praktijkhouder is erg ondernemend en weet van aanpakken. Kansen de praktijk verder te laten groeien worden aangepakt en de lat ligt hoog wat betreft de zorg aan patiënten, terwijl meerdere medewerkers langere tijd uit de roulatie zijn. Echter, de tijd voor het privé leven schiet er al jaren bij in. Uitdaging voor de praktijkhouder is om in te zien, dat de keuzen rondom de praktijk allereerst worden bepaald door haar persoonlijke voorkeur. En niet dat externe factoren en kansen leidend zijn, terwijl haar privé leven eronder lijdt.

Sommige praktijkhouders zijn letterlijk moe van al het gedoe rondom de praktijk, terwijl zij tegelijkertijd aangeven het mooiste beroep van de wereld te hebben. Wat gaat er dan mis? Allereerst is het belangrijk weer de persoonlijke drive te vinden. Weer persoonlijk de energie te hebben iets van de praktijk te willen maken.

De praktijkhouder is in alle gevallen de drijvende kracht achter de praktijk. Je bent namelijk diegene die de keuzes maakt en de eindverantwoordelijkheid draagt. Voorafgaand aan het bepalen welke richting je op wilt met de praktijk, is het belangrijk allereerst te weten wat voor jou persoonlijk belangrijk is. Hierbij gaat het vooral om je bewust te zijn van wat jou energie geeft. Wat ontstaat als je je passie uitleeft en je talenten optimaal inzet. En er een goede balans bestaat voor de tandarts / praktijkhouder in de verhouding tussen privé en werk.

Binnen deze eerste stap kan eventueel gebruik worden gemaakt van een Persoonlijke Profiel Analyse. Een dergelijke analyse kan snel en eenvoudig inzicht geeft in iemands werkgedrag, manier van communiceren, motivatie, sterke kanten en welke bijdrage iemand kan leveren aan de praktijk. Kortom, een goed instrument als persoonlijk startpunt.

Stap 2 – Praktijkvisie bepalen

Praktijksituatie 2 – Mooie praktijk in het midden van Nederland:

Deze tandarts / praktijkhouder heeft al langere tijd zijn eigen praktijk, die een goede routing, een prachtige uitstraling en betrokken medewerkers heeft. Er is nauwelijks verloop van patiënten en geen verloop van personeel. Het plezier in het werk wordt echter negatief beïnvloed door het praktijkmanagement, wat als een zware last op de schouders drukt van de tandarts / praktijkhouder. Het échte werkplezier zit in het uitvoeren van het beroep van tandarts. De uitdaging voor deze tandarts / praktijkhouder is zijn ‘probleem’ – namelijk de lasten van het praktijkmanagement – te delen met het team om gezamenlijk te zoeken naar oplossingen en vervolgens management taken te gaan delegeren binnen het team.

Zou het helpen als het hele team beseft wat de werkelijke functie van de praktijk is en daarin gelooft? En wat is een ‘functie’ van de praktijk dan eigenlijk? Vaak wordt hierbij gedacht aan het leveren van tandheelkundige zorg als functie van de praktijk. Echter, de functie wordt vooral bepaald door de gedeelde waarden binnen een praktijk. Iets wat boven water gehaald kan worden door medewerkers de volgende vragen te laten beantwoorden:

  1. “Wat ga je missen als je hier niet meer mag werken?”
    Je kunt op een eenvoudige manier boven water halen wat je medewerkers echt met elkaar delen, waar jullie met elkaar voor staan. Als je wilt weten waarom je medewerkers iedere dag weer naar de praktijk komen, leg ze dan deze vraag voor. En waarom is het zo interessant om te weten wat iemand gaat missen? Omdat dat wat je medewerkers missen is wat ze met elkaar delen. Hierin ligt de potentie van alles wat je met elkaar kunt bereiken.
  2. Wat gaan onze patiënten missen als wij er niet meer zijn?
    Deze vraag geeft eveneens heel veel duidelijkheid over de werkelijke functie van de praktijk. Waarbij het interessant is te bekijken in hoeverre de antwoorden vanuit het team aansluiten bij de persoonlijke ideeën van de tandarts / praktijkhouder op deze vraag.

Door deze vragen aan het team voor te leggen ontstaat er duidelijkheid over de gedeelde waarden in de praktijk (de antwoorden op vraag 1) en wat jullie met elkaar willen bereiken (namelijk de antwoorden op vraag 2). Het doel is helder te krijgen waar je met z’n allen voor bezig bent en dat iedereen beseft wanneer je met elkaar succesvol opereert.

Stap 3 – Commitment van het team

Praktijksituatie 2 – Familiepraktijk in het zuiden van Nederland:

Binnen deze praktijk werken vader en dochter al enige jaren samen, waarbij de praktijk over enkele jaren alleen door de dochter zal worden voortgezet. Zij heeft de wil de praktijk te professionaliseren. En wel op meerdere onderdelen, zoals de interne routing, de uitstraling van de praktijk, de aansturing van het team en de agendaplanning. Ondanks dat de wil er is, komen veranderingen binnen de praktijk langzaam van de grond. Dit proces zal worden versneld, zodra de tandarts / praktijkhouder meer haar visie en ideeën zal gaan delen met het team met als doel het commitment vanuit het team te vergroten.

Om te komen tot een succesvolle praktijk kun je het als praktijkhouder niet alleen doen. Binnen praktijken neemt het werken in teamverband verder toe en wordt de zorg allang niet meer geleverd door alleen die ene tandarts / praktijkhouder. De laatste stap om te komen tot een succesvolle praktijk draait om commitment binnen het team. Commitment gaat over: ja denken, ja voelen en ja doen. Echter, dit geef je en krijg je niet zomaar.

Welk proces voltrekt zich voordat een medewerker zijn commitment geeft? Want het is een gegeven dat medewerkers willen en kunnen veranderen, maar dat zij niet veranderd willen worden. In zijn boek ‘Hoe krijg ik ze zover’ illustreert Jan van Setten de ‘commitment ladder’, oftewel de verschillende fasen die mensen doorlopen voordat zij hun commitment geven. Belangrijk punt hierbij is dat medewerkers ‘in de weerstand schieten’, zodra je één of meerdere fasen van de ladder overslaat. Elke fase wordt toegelicht rondom het voorbeeld van het doorvoeren van een nieuwe agendaplanning.

  1. Onbewust
    De eerste stap is het team bewust te krijgen van de gewenste verandering. Het is hier de bedoeling hen op een vriendelijke manier te vertellen, dat ze anders moeten gaan werken.Voorbeeld: Iets wat goed werkt voor het vergroten van het bewustzijn is om eens bij andere praktijken te kijken hoe daar met agendaplanning wordt omgegaan.
  2. Bewust
    De stap naar fase 3 (van ‘bewust’ naar ‘begrip’) wordt gezet door het geven van kennis, inzichten en achtergronden over wat de verandering exact inhoudt.Voorbeeld: In deze fase kan inhoudelijk gekeken worden naar de wijze waarop de agenda anders vormgegeven kan worden. En wat dit bijvoorbeeld zal betekenen voor het plannen van afspraken en het oproepen van patiënten.
  3. Begrip
    Vervolgens is het belangrijk medewerkers ook inzicht te geven in de voor hen persoonlijke voordelen. Motieven waarop medewerkers in beweging komen zijn namelijk persoonlijk (‘What’s in it for me?’). Belangrijk hierbij is hen zelf te laten ontdekken wat voor persoonlijke beweegredenen zijn in plaats van hen proberen te overtuigen.Voorbeeld: Laat medewerkers het werken met de nieuwe agenda uitproberen, waarbij het vooral is toegestaan fouten te maken. Op deze manier zullen medewerkers zelf ervaren wat wel en wat niet werkt (voor hen persoonlijk).
  4. Geloof
    Als het geloof er is, zijn medewerkers ook daadwerkelijk bereid hun gedrag te veranderen. De enige drempel kan nog zijn, dat medewerkers op weg geholpen moeten worden hoe de dingen aan te pakken.Voorbeeld: Een nieuwe agendaplanning betekent ook dat het patiëntencontact veranderd, omdat controle afspraken bijvoorbeeld alleen nog op bepaalde tijden mogen worden ‘aangeboden’ aan patiënten. Dit kan een enorme drempel opleveren bij balie assistenten. Ondanks het ‘geloof’ om te veranderen, dienen medewerkers nog geholpen te worden in het ‘hoe’ van het patiëntencontact om tot volledig commitment te komen.
  5. Commitment
    Als je medewerkers zich op deze trede van de ladder bevinden, gaat het alleen nog maar om: ja denken, ja voelen en ja doen. Oftewel, zij zijn bereid hun gedrag aan te passen en zich te committeren aan het belang van de praktijk om de gewenste verbetering door te voeren.

Conclusie

Elke praktijk is dus uniek en elke praktijk is op haar eigen wijze georganiseerd, ondanks het feit dat de zorgverlening tussen de algemene praktijken grotendeels hetzelfde is. Het succes van een praktijk wordt dan ook niet bepaald door wat een praktijk doet, maar vooral door het ‘hoe’. De overeenkomst tussen succesvolle praktijken is de aanwezigheid van goed leiderschap vanuit de tandarts / praktijkhouder en commitment vanuit het team. Door je als tandarts / praktijkhouder hier bewust van te zijn, kan iedereen zijn eigen ‘succes’ praktijk creëren.

Bronnen

Wij. De psychologie van het gunnen. Remco Claassen. Spectrum (16de, 2018).

Hoe krijg ik ze zover. Draagvlak zonder dwang. Jan van Setten. Business contact (21ste druk, 2018).

Anderen bekeken ook

Gaatjes vullen of preventie

Gaatjes vullen of preventie

Ga je voor een curatief of preventief personeelsbeleid?  De vacatures binnen tandartspraktijken vliegen je momenteel om de oren door de enorme krapte op de arbeidsmarkt. In alle regio’s in Nederland is het..

Tips voor meer regie: Werken met doelen

Tips voor meer regie: Werken met doelen

Het is bekend, dat zorgverleners – praktijkhouders steeds meer werkdruk ervaren van het voeren van een eigen praktijk. Zo erg zelfs, dat sommige jonge zorgverleners – praktijkhouders zich soms bevrijd voelen met de..